El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) establecen un principio claro: los datos personales deben conservarse durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recogidos. Sin embargo, la normativa es poco precisa en cuanto a los plazos concretos, lo que genera dudas frecuentes en empresas y organizaciones. A continuación, ofrecemos una guía práctica que combina las obligaciones legales generales y específicas según distintos tipos de documentación.
Principios generales del RGPD
El RGPD impone principios clave relacionados con la conservación de datos:
– Limitación del plazo: Los datos deben eliminarse cuando ya no sean necesarios para la finalidad inicial.
– Finalidad y legitimidad: El tratamiento de datos debe ser justificado y adecuado al propósito establecido.
No obstante, existen leyes sectoriales que establecen períodos mínimos de conservación, los cuales deben respetarse antes de proceder a la supresión.
Guía práctica de plazos de conservación de datos personales
1. Documentación empresarial y fiscal
– Libros contables (Código de Comercio)
– 6 años desde la última anotación.
– Documentos como cuentas anuales o contratos a largo plazo se recomienda conservarlos indefinidamente.
– Impuestos (Ley Tributaria):
– 4 años (5 años para autónomos).
– En caso de inspección, el plazo se reinicia tras la intervención.
– Documentos relacionados con pérdidas deben conservarse 10 años.
– Activos superiores a 3.005,06 €: conservar durante 9 años.
2. Documentación laboral y de Seguridad Social
– Plazo general: 4 años para:
– Contratos de trabajo, registros de jornada laboral, nóminas, cotizaciones y datos de candidatos no seleccionados.
– Documentos específicos: 5 años para:
– Informes de prevención de riesgos laborales y evaluaciones de riesgos.
– Expedientes de enfermedades profesionales o accidentes laborales.
3. Prevención del blanqueo de capitales
– Obligación legal: Custodiar documentos por un mínimo de 10 años.
4. Otros documentos clave
– Videovigilancia:
– 1 mes desde la captación, salvo que exista una investigación en curso.
– Documentación clínica (Ley Autonomía del Paciente):
– General: 5 años desde el alta.
– Casos específicos por comunidades autónomas:
– Cantabria: 15 años desde el fallecimiento.
– Galicia y Canarias: conservación indefinida de ciertos informes clínicos.
– País Vasco: destrucción tras 10 años desde el fallecimiento o 15 años sin movimientos en el historial.
– Establecimientos hoteleros:
– Libros de registro: conservar durante 3 años.
– Prestadores de servicios de Internet:
– 1 año para datos como identificadores de usuario, IP, o números de teléfono.
5. Plazos para casos especiales
– Expedientes legales (Ley de mediación):
– Al menos 4 meses desde el cierre del procedimiento.
– Ley de Seguridad Privada:
– Informes de investigación: 3 años archivados.
Importancia de cumplir los plazos
Conservar datos personales más allá de lo permitido puede acarrear sanciones, según el RGPD y la LOPD. Para evitar riesgos, es fundamental eliminar los datos que hayan cumplido su propósito o cuyo plazo de conservación haya expirado. Además, en caso de fines de archivo, investigación o estadística, es aconsejable anonimizar los datos para evitar reidentificaciones.
Si tienes dudas sobre cómo aplicar estos plazos en tu organización, consulta con un experto en protección de datos. ¡Cumplir con la normativa no solo evita sanciones, sino que también refuerza la confianza de tus clientes y empleados!
